Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2020 году: образец, если запись не действительна

Трудовая книжка – главный документ, содержащий все сведения о профессиональной деятельности человека. Трудовая важна для отслеживания общего стажа, что пригодится, когда человек достигнет пенсионного возраста и будет оформлять пенсию.

При ведении и оформлении при приеме на работу этого документа необходимо придерживаться требований официально принятого Постановления РФ под номером 225 от 16 апреля 2005 года. В нем четко прописаны все инструкции, которые надо соблюдать при заполнении трудовых книжек.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2020 году: образец, если запись не действительна

Кто является ответственным?

При смене места работы работодатель всегда обращает внимание на то, где, сколько и в какой должности работал человек. Поэтому этот документ нужно тщательно хранить и заполнять по утвержденным правилам.

В каждом учреждении есть приказ, в котором ответственность и обязанности по ведению трудовых возложены на конкретного человека. А кто им будет, решает сам руководитель.

Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2020 году: образец, если запись не действительна Чаще всего это:

  • кадровые работники;
  • делопроизводители;
  • непосредственно работодатель;
  • бухгалтера.

Дело это ответственное, требует особой грамотности и внимательности, знания законодательной базы по ведению документации. Поэтому нужно тщательно выбирать человека для назначения ответственного за трудовые книжки.

Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2020 году: образец, если запись не действительна

На титульном листе надо указать:

  1. ФИО – обязательно полностью, не сокращая;
  2. дата рождения, цифрами, а месяц можно писать буквами;
  3. сведения об образовании – в соответствии с дипломом, который предоставил человек, устраивающийся на работу; пишут только его уровень – высшее, либо средне-специальное или среднее;
  4. графа «Профессия, специальность» подлежит заполнению также по данным диплома, пишут ту специальность, которая присвоена человеку, например психолог;
  5. дата заполнения – ее пишут или полностью цифрами, или так – число и год цифрами, месяц – словом;
  6. далее следует подпись человека, который устраивается на работу;
  7. затем свою подпись ставит лицо, которое заполняло книжку;
  8. печать директора, работодателя – необходимое условие, без этого трудовая недействительна.

Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2020 году: образец, если запись не действительна

Если трудовая закончилась, то в нее вставляют вкладыш.

Часто встает вопрос – какими чернилами разрешено вносить все данные в документ. Особых сложностей нет – позволительно писать чернилами черного, синего цветов. Ручки подойдут:

  • с шариковым стержнем;
  • обычные гелевые;
  • перьевые.

Главное – чтобы надписи не сокращались, а были внесены полностью. Плюс не допускать смазывания написанного. Поэтому надо быть предельно аккуратным.

Как правильно заполнять трудовые?

При заполнении трудовой впервые порядок такой:

  1. Внесение информации на титульный лист – с включением первичных данных о работнике, со сверкой по данным из паспорта и документа, подтверждающего уровень образования.
  2. Следующий ответственный шаг – внесение информации в раздел с записями о работе.
  3. Раздел подлежит заполнению каждый раз, когда человек официально меняет место профессиональной деятельности.

    Сначала пишется точное и полное название учреждения. В некоторых организациях ставят специальный штамп с названием, и писать от руки ничего не нужно.

  4. Следующий шаг – вносится запись, фиксирующая тот факт, что лицо официально заступило на работу.

Графа 1 «Номер записи» содержит нумерацию всех записей.

Графа 2 – «Дата». Там ставят обязательно цифрами точную дату заступления работу, при этом число не должно иметь разногласий с трудовым договором.

Графа 3 – самая длинная. Здесь нужно аккуратно вписать, на какую конкретно должность будет оформлен человек.

Графа 4 содержит основание для приема на работу – это приказы, изданные руководителем. Сначала пишут название, а далее – его номер, и точную дату – цифрами.

Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2020 году: образец, если запись не действительна

  • Точно таким образом происходит внесение информации относительно перевода работающего на другую должность, либо в другой отдел одного учреждения.
  • Раздел с информацией о поощрениях заполняется по аналогии:
  • сначала – номер, под которым оформляется запись, цифрами – непосредственно дата поощрения;
  • вид поощрительных действий – к примеру, благодарность, кем выдано и мотив;
  • документ, обосновывающий поощрение – приказы, постановления.

Частые ошибки

По данным статистики, самые частые ошибки и неточности возникают в заполнении «Сведений о работе». Что в таком случае делать?

  1. После некорректной записи надо поставить номер по хронологии.
  2. В графе «Дата» написать адекватную информацию.
  3. В «Сведениях о работе» следует вписать информацию такого типа – запись под номером (указать его) считать недействительной.
  4. В последней графе написать распорядительный акт, с указанием номера и даты.

Если книжка оформляется с чистого листа и допускается ошибка, ее можно уничтожить с заполнением соответствующего акта. А в новой книжке все заново пишут без ошибок.

Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2020 году: образец, если запись не действительна

  1. Ситуация может осложниться тем, что работающий до нахождения неточности ушел работать в другое учреждение.
  2. В таком случае надо действовать по алгоритму:
  1. в нужной графе вписывается номер по порядку;
  2. создается запись, подтверждающая прежнюю недействительной;
  3. ставится следующий по хронологии номер и записывается адекватная информация – запись с устраненной ошибкой;
  4. вносится дата именно исправления;
  5. в графе под номером 4 делается обоснование в виде приказа с номером и датой.

Любые изменения в трудовой книжке делаются через соответствующий приказ.

Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2020 году: образец, если запись не действительна

Часто возникают ошибки с правильностью имен, фамилий. Такие неточности могут создать проблемы в будущем. Алгоритм действий в таком случае следующий:

  • неправильные данные аккуратно зачеркивают одной чертой посередине;
  • на развороте оформляют надпись подобного содержания: «Исправленному Афонасьева на Афанасьева верить»;
  • вписывают ссылку на соответствующий распорядительный акт;
  • ставят подпись руководителя, штамп.

Смена фамилии

Смена фамилии также требует внесения изменений в бланк. Сначала пишется приказ, в основании которого – новый паспорт либо свидетельство, подтверждающее вступление в брак.

Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2020 году: образец, если запись не действительна

Далее старая фамилия работника аккуратно перечеркивается одной линией, а сверху четко и разборчивость пишут новую. Слева, ближе к углу обложки на первом развороте, пишут относительно смены фамилии с указанием основания.

Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2020 году: образец, если запись не действительна

Как сделать выписку из книжки?

Выписка – это документ, представленный как ксерокопия или воссозданный вручную текст трудовой.

Особенность выписки в том, что это копия не абсолютно всех страниц, а лишь нескольких нужных человеку. Например – копия титульного и последнего листа с записью о настоящем месте трудовой деятельности.

Чтобы безошибочно сделать выписку, нужно придерживаться определенных требований:

  1. Если она составляется вручную – на листе бумаги А4 вверху делают надпись «Выписка из трудовой книжки», затем пишут все данные с титульного листа.
  2. Потом переходят к внесению информации о местах работы.
  3. Важно указать то, что человек работает в конкретном учреждении по настоящее время.

  4. Если выписка оформляется из копий листов, они пронумеровываются, заверяются подписями и печатью вверенного лица, сшиваются нитью, и еще раз заверяются печатью и подписью в месте прошивки.
  5. Аналогично поступают и с рукописным вариантом.

  6. Выдача выписки производится по заявлению и официальному акту – приказу.

Образец выписки из трудовой книжки найдете здесь.

Книга учета движения трудовых книжек

В каждом учреждении должна вестись эта книга. Главное назначение документа – контроль за трудовыми книжками в учреждении. Книга учета ведется при соблюдении требований:

  1. на страницах ставятся номера;
  2. книга прошивается, скрепляется бумажной пломбой, на которой ставится число страниц, подпись и печать руководителя.

Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2020 году: образец, если запись не действительна

Оформление при увольнении

В трудовую делают запись, которая должна производиться непосредственно в день завершения профессиональной деятельности в этом учреждении.

Порядок оформления:

  • пишется номер с учетом требований хронологии;
  • в графе 2 надо поставить дату увольнения – только цифрами;
  • в графе 3 запись начинается со слов «Уволен», либо «Трудовой договор расторгнут», дальше идет законодательное основание – статья, пункт, часть Трудового кодекса;
  • само основание для прекращения действия договора должно быть написано, как в Трудовом кодексе;
  • в последней графе пишут распорядительный акт;
  • далее следует подпись ответственного и печать учреждения;
  • ниже ставится подпись того, кто непосредственно увольняется – так человек соглашается забрать трудовую книжку себе.

Индивидуальный предприниматель – нужна книжка или нет?

Этот вопрос является спорным, и многие не знают, нужна ли владельцу ИП трудовая. На самом деле, все просто. Если человек сам является хозяином ИП, трудовая ему не нужна.

Стаж будет засчитан, только обоснованием будет свидетельство о государственной регистрации ИП. Также стаж будет фиксироваться по оплате налогов по страховым взносам.

Если человек подлежит трудоустройству на работу к индивидуальному предпринимателю, то на него обязательно заводится трудовая, с последующим заполнением и хранением на условиях, присущих и государственным учреждениям.

В случае с генеральным директором

Оформление нужной информации в трудовую книжку генеральному директору несколько отлично от записей обычным работникам.

Гендиректор может быть выбран на общем заседании/собрании. Секретарь заседания или иное назначенное за ведение документации лицо ведет специальный протокол, в котором фиксирует все решения.

Если лицо утверждено на должность директора, запись в трудовой оформляет кадровый специалист, имеющий ответственность за оформление документации:

  • вписывается полное название учреждения;
  • пишется номер по порядку в графе 1;
  • ставится дата цифрами;
  • производится запись «Избран на должность» и ее конкретное название – директор, гендиректор;
  • в последней графе для обоснования пишут номер протокола собрания и дату проведения, иногда дальше подписывают данные приказа о введении в должность.

По совместительству

Занесение информации в книжку при совместительстве – еще один спорный момент. Здесь на помощь приходит Трудовой кодекс, а именно 66 статья, говорящая о том, что отметку относительно совместительства в бланке трудовой делать не обязательно. Сделать это возможно, если работник сам пожелает.

Дубликат трудовой книжки

Его выдают работнику в случае потери самой книжки, либо по причине негодности. Дубликат должен выдаваться непосредственно в учреждении, где работает человек. Но сначала надо написать специальное заявление, в нем указать причину утери, порчи книжки, и попросить о выдаче дубликата.

На основании приказа руководителя организации делается дубликат:

  • на развороте, на титульной страничке над надписью «Трудовая книжка» пишется слово «дубликат»;
  • пишутся все данные для титульного листа;
  • на развороте, содержащим данные о работе, сначала пишется стаж общий – сколько лет, месяцев и дней;
  • заполняются по хронологии все графы, на основании копии старой книжки (если есть в наличии), либо заверенных справок со всех прежних учреждений, где работал человек раньше.

Причем собирать эти справки должен не сам работающий, а кадровик, который соответствующим приказом отвечает за деятельность, связанную с трудовыми.

Как восстановить трудовую книжку читайте в нашей статье.

Аспектов, связанных с ведением учета трудовых, их безошибочным заполнением, хранением, много. Соблюдать их необходимо, ведь за порчу либо утрату этого документа по причине самой организации может наступать административная ответственность.

Как правильно делать записи в трудовой – смотрите видео:

Источник: https://bizakon.ru/kadry/instruktsiya-po-zapolneniyu-trudovyh-knizhek.html

Электронные трудовые книжки с 2020 года — как подготовиться к переходу? Новая ежемесячная отчетность

Всем привет! Информация о том, что в 2020 году вводится новая система отчетности уже приходит в организации от налоговых органов. Законопроект уже подписан Президентом и опубликован, а значит уже можно подготавливаться к изменениям.

Читайте также:  Статья 306 ук рф - заведомо ложный донос в 2020 году: размер ответственности за преступление

2020 год для работодателей будет переходным периодом, в котором необходимо будет поменять нормативные акты и предупредить сотрудников о возможности сохранить ведение бумажной трудовой или перейти на электронную. Полный переход на электронные трудовые книжки запланирован на 01.01.2021 года. А вот сдавать новую отчетность (СЗВ-ТД) будем уже с 2020 года.

Недавно я была на семинаре посвященной теме электронных трудовых книжек и в этой статье я расскажу, какие изменения планируются в связи со вступлением данного законопроекта, укажу все ссылки на официальные источники, по которым вы сможете отслеживать дальнейшие изменения и расскажу, что необходимо будет сделать в  2020 году в связи с этими изменениями.

Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2020 году: образец, если запись не действительнаСвидетельство о прохождении семинара-практикума по теме: Электронные трудовые книжки

Электронные трудовые книжки — законопроект

В июле 2019 года был зарегистрирован и направлен в Государственную думу законопроект № 748684-7 “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде”.

На данный момент Законопроект прошел все стадии — чтения и рассмотрения и уже опубликован. Все изменения при принятии данного законопроекта касаются информации о трудовой книжке. В статьи ТК РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ, в которых упоминалась трудовая книжка, будут внесены поправки:

  • Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий.
    • За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется — они касаются приема / передачи трудовой книжки. Т.е. в статьях раньше было указано, что, например, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки сотруднику, в течение 3-х дней после запроса. А раз теперь существует вероятность, что трудовая книжка не будет вестись в организации, то данное дополнение урегулирует эту ситуацию.
  • Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора.
    • Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые — тут речь идет о том, что при устройстве на работу раньше человек предъявлял трудовую книжку, а теперь может предъявить сведения о трудовой деятельности.
    • За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется — говорится о том, что если на работу принимается лицо, поступающее на работу впервые, ему работодатель заводил трудовую книжку. А теперь все поступающие впервые на работу с 2021 года не будут иметь бумажной версии трудовой книжки.
    • За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется — в данном пункте говорилось о том, что при устройстве на работу, если у сотрудника нет трудовой книжки из-за потери или порчи, то работодатель по заявлению сотрудника оформлял новую. А теперь, если у сотрудника она не ведется на основании законопроекта, то делать этого не нужно.
  • Статья 66. Трудовая книжка.
    • За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется — тут говорится о внесении записей о трудовой деятельности сотрудника, а поправка вносит исключения.

А также статья 66 дополнена достаточно большим фрагментом содержания, в котором говорится о том, что:

  • Работодатель формирует информацию о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде.
  • Сведения о трудовой деятельности включают в себя:
    • Информацию о работнике,.
    • Его трудовой функции.
    • Переводах.
    • Увольнениях.
    • И указания оснований для прекращения трудового договора.
  • Работники, поступающие на работу могут предъявить сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой, или взамен ее.
  • Получить сведения о трудовой деятельности гражданин может:
    • У работодателя.
    • В МФЦ.
    • В Пенсионном фонде.
    • На Госуслугах.
  • Работодатель выдает сведения о трудовой деятельности работника не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления или в день увольнения сотрудника.
  • При обнаружении ошибки в сведениях сотрудник может написать заявление и работодатель обязан исправить или дополнить их.

Скачать Федеральный закон о внесении изменений в ТК РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Что должен предпринять работодатель в связи с введением электронных трудовых книжек (ЭТК)

  • В целях реализации норм Трудового кодекса Российской Федерации работодатели в течение 2020 года осуществляют следующие мероприятия:
  • 1) Принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости).
  • 2) Подготовка изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры.
  • 3) Обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности.

4) Письменное уведомление работников об изменениях в трудовом законодательстве связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор — вести ему трудовую книжку в бумажном виде или нет.

Срок, до которого работодатели обязаны письменно уведомить каждого работника —  30 июня 2020 года включительно.

Т.

к законопроект прошел уже все сдадии, можно уже в 2019 году приступать  к изменению нормативных актов, связанных с правилами трудового распорядка (по приему и увольнению), в которых упоминается “трудовая книжка” и дополнить их словами — “и (или) сведения о трудовой деятельности”. Делается все это нажатием двух клавиш (если у вас акты сохранены в электронном виде) — Ctrl + F — вводим в поиск — трудовая книжка, а дальше заменяем эту фразу на нужную нам —  “трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности”. И все)

Так как электронная книжка не заменит бумажную в обязательном порядке — необходимо оповестить всех сотрудников о том, что они могут сделать выбор — продолжать ли вести трудовую в бумажном формате или перейти на сведения о трудовой деятельности.

Если сотрудник напишет заявление о том, что хочет что бы ему продолжили вести трудовую книжку, мы продолжим ее вести.

Это, конечно, не означает, что на данного сотрудника мы не будем вести электронную трудовую книжку… Нет… никто не говорил, что у работодателя или бухгалтера будет меньше работы) Если сотрудник хочет бумажную трудовую книжку, значит для него ведем бумажную, а для государства электронную)

Конечно же все консерваторы напишут заявление, что хотят вести бумажную версию трудовой, они ведь не доверяют этим электронным документам… компьютерам и технологиям… А вдруг система полетит =0 и что тогда? Как потом восстановить стаж?! На самом деле логика в этой позиции тоже есть… задав такой вопрос Пенсионному фонду РФ, они ответили — “Нет, что вы, такое не возможно. У нас новейшие технологии и стабильный сервис.” Но это голословно, ни что не вечно под луной и каждая система дает сбой =) Но конечно какова вероятность такого события никто не скажет, да и нам выбора не дают.

Все вновь прибывшие сотрудники (т.е. те, кто устраивается впервые) с 01.01.2021 г. будут только с электронными трудовыми книжками, а точнее со сведениями о трудовой деятельности (СТД). Им выбора не дают, а значит постепенно все оцифруется и будет только в электронном виде.

Изменения в  правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) после введения электронных трудовых книжек

При переходе на электронную трудовую книжку не нужно заключать доп. соглашение с сотрудниками. А вот ознакомить их с новыми правилами внутреннего трудового распорядка будет необходимо.

Как я писала выше, изменения в правилах внутреннего распорядка в связи с введением электронных трудовых книжек легко изменить, если у вас данный акт сохранен в электронном виде. В разделе о приеме и увольнении сотрудников укажите новые условие о документах, которые сотрудник передает работодателю при трудоустройстве, а также получает при увольнении:

  • При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет Работодателю:

– трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые.

    • Если трудовой договор заключается впервые, трудовая книжка оформляется Работодателем, за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется.
    • В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине Работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку, за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется.
  • В день прекращения трудового договора Работодатель обязан выдать Работнику трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности и произвести с ним расчет.

Образец ПВТР 2020 года с включенными изменениями по электронной трудовой книжке можете скачать тут — Правила внутреннего трудового распорядка на 2020 год (ПВТР).

Может ли работник оставить ведение бумажной трудовой книжки

Источник: https://vikabuh.ru/elektronnye-trudovye-knizhki/

Как Заполнять Трудовую Книжку Образец 2020

Оформление трудовой книжки осуществляется согласно специальной инструкции Минтруда. С ее основными положениями полезно будет ознакомиться, чтобы не совершать ошибок, а так же, чтобы убедиться в том, что ведение формуляра производится по всем правилам.

  • свой паспорт (в случае, когда это по любым причинам невозможно – иной документ, удостоверяющий личность);
  • трудовую книжку (если человек устраивается на свое первое место работы, она предоставляется непосредственно организацией работодателем);
  • СНИЛС;
  • все имеющиеся документы об образовании и прочие справки, подтверждающие степень квалификации;
  • военный билет.

Как правильно заполнять трудовую книжку: образец 2020 года

  • Ф И О владельца.
  • Дату рождения.
  • Наличие образования.
  • Название специальности согласно диплома.
  • Дату регистрации ТК.
  • Подпись собственника.
  • Подпись кадровика, заполнившего документ.
  • Печать учреждения.

Образец заполнения титульного листа в 2020 г.

Обеспечение сохранности ТК с момента принятия человека в учреждение до момента его увольнения возлагается на работодателя. Необходимо иметь ввиду, что первое учреждение, принявшего работника, отвечает за правильное занесение информации в титульной странице ТК.

Дубликат трудовой книжки образец заполнения

Предполагается, что у работающего человека есть только одна трудовая книжка, в которой отражаются все периоды занятости, начиная с первого в жизни трудоустройства и вплоть до выхода на пенсию. Но на практике так бывает не всегда.

Можно ли работать по двум трудовым книжкам? Формально — нет, но иногда такое случается. Например, когда на внешнего совместителя по ошибке заводят трудовую книжку на дополнительном месте работы.

Законодательной нормы, согласно которой второй документ автоматически считался бы недействительным, не существует.

Более того, он содержит юридически значимые сведения о реальном стаже работника, принимаемого к зачету при начислении больничных и декретных пособий.

Рекомендуем прочесть:  Лист д1 в декларации 2020

Трудовые книжки: образцы записей, порядок ведения, исправления 2020

В настоящем разделе опубликованы материалы книги «Трудовые книжки. Большой справочник по ведению, исправлению, учету + 200 образцов записей» (Ливена С.В., Поздеев А.С.

) по основным вопросам работы с трудовыми книжками: общим вопросам, заполнению титульного листа, внесению записей о приеме на работу, об увольнении и др.

Читайте также:  Исковое заявление о признании сделки недействительной: образец иска в 2020 году

Все образцы записей соответствуют требованиям законодательства на 1 января 2020 г.

Вы можете пользоваться этими материалами в работе. Они наверняка Вам сослужат добрую службу. Однако перепечатка материалов этой книги на другие сайты без согласия авторов запрещена. Просьба отнестись с пониманием. В интернете можно оставлять ссылки на страницы данного раздела.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу: как ее правильно сделать в 2020 году, рассмотрено на примерах

Так как данный бланк сегодня считается одним из главных документов, то очень важно понимать как правильно сделать запись в трудовой книжке.

Таким образом, если ответственное лицо за ведение трудовых, в течение первых пяти дней не сделало запись о приеме, а сотрудник в течение этого же времени принял решение об увольнении, то отсутствие записи о приеме не будет являться нарушением установленных норм.

Правила заполнения трудовой книжки и образец 2020

Также в столбец 3 заносится информация о переименовании или реорганизации предприятия, например: Общество с ограниченной ответственностью «Кристалл» (ООО «Кристалл») 22.01.2020 переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Эдельвейс» (ООО «Эдельвейс»).

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Трудовая книжка: инструкция по заполнению 2020

Обратите внимание: если физическое лицо выполняет работы по договору гражданско-правового характера (договору подряда), записи в трудовую книжку не заносятся. Отношения между сторонами, возникающие по договору ГПХ, регулируются ГК РФ и не входят в сферу трудового законодательства.

При отсутствии у организации (ИП) круглой печати Роструд также разрешает использовать внутреннюю печать кадровой службы при условии, что по оттиску можно четко идентифицировать работодателя (наименование организации или ФИО предпринимателя, ИНН, ОГРН или ОГРИП).

Трудовая книжка работника в 2020 году

Если у сотрудника книжка старого образца, она все равно считается действительной и не подлежит замене на новую (образца 2004 года). Все книжки (как старого, так и нового образца) заполняются по новым правилам.

Рекомендуем прочесть:  Тарифы На Воду В 2020 В Москве

  • со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке, в которой также дублируются все сведения;
  • в трудовую книжку вносятся сведения также о военной службе, прохождении обучения, повышении квалификации и переквалификации;
  • записи о премиях, выплачиваемых ежемесячно, в трудовую книжку не вносятся.
  • Как заполнить новую трудовую книжку образец 2020 впервые

    Если заканчивается место для записей о работе и на страницах вкладыша, то можно использовать еще один. Приобрести, учесть и заполнить вкладыш должен работодатель, у которого в реальном времени хранится трудовая книжка работника. Впоследствии стоимость бланка удерживается из заработной платы работника (с обязательным предварительным уведомлением).

    в день и не более 12 ч. в неделю”. Подробнее — в В любом случае, на работника обязательно заводится бланк. Для его получения необходимо написать заявление на оформление трудовой книжки впервые, образец: “В связи с заключением трудового договора впервые, согласно прошу оформить мне трудовую книжку”.

    Как правильно заполнять трудовую книжку: образец 2020 года

    1. Информация о принятой личности записываются на основании паспортных данных.
    • ФИО записываются без сокращений.
    • Дата рождения работника также должна записываться также без сокращений.
    1. Образование владельца ТК.

    • Сведения об образовании вводятся на базе предъявленных материалов.
    1. Профессия записывается так, как это отображено в предъявленном удостоверении.
    • Чаще всего это относится к занятиям по повышению квалификации.
    1. После внесения всех записей, сотрудник обязан проверить правильность заполнения и расписаться в соответствующей графе.
    2. Финалом заполнения титульной страницы является печать учреждения.
    1. Все надписи требуется заполнять разборчивым почерком.

    2. Надпись на бланке выполняется на государственном языке страны.
    3. Надписи выполняются чернилами синего или черного цвета, в крайнем случае или фиолетового.
    4. Цифры пишутся только арабские.
    5. Запрещены ошибки, зачеркивания, затирания и прочие помарки.

    Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2020 году

    • Графа 1 «№ записи» – номер, присваиваемый текущей записи, сквозным образом, по порядку, начиная с первой записи блока до последней. Должна быть заполнена для записи любого типа, кроме строки информации о работодателе, вносимой в форме подзаголовка без порядкового номера.
    • Графа 2 «Дата» – состоит из трёх колонок: число, месяц, год. Заполняется арабскими цифрами, в первых двух столбиках – по две цифры, в третьем – четыре цифры. Сюда вносится дата случившегося события, а не дата заполнения книжки. В большинстве случаев совпадает с датой документа, подтверждающего запись. При заполнении информации об увольнении содержит дату последнего рабочего дня сотрудника.
    • Графа 3 «Сведения о приёме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении» – основная часть записи, которая содержит описание события и его причин (принят на должность, переведён, уволен). Вносится без сокращений, включает в себя формулировку, точно совпадающую с текстом приказа руководителя (или иного документа, подтверждающего событие), и содержит ссылку на законодательство (чаще всего, статью Трудового кодекса). При оформлении увольнения сотрудника в этой же графе после текста идёт подпись ответственного лица и оттиск печати.
    • Графа 4 «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись» – точные реквизиты в указанном порядке документа, подтверждающего случившееся событие (приказа, решения акционеров, акта, протокола и пр.)

    Рекомендуем прочесть:  Программа Молодая Семья 2020 Нижний Новгород

    Подобным образом могут исправляться не только фактические неточности, но и ошибки в нумерации записей. Недействительной признаётся вся запись, внесённая под неправильным номером, а следом эта информация дублируется уже под правильным номером.

    Запись в трудовой книжке о приеме на работу: как ее правильно сделать в 2020 году, рассмотрено на примерах

    Также формулировка записи должна в точности соответствовать строке в указанном документе. В результате она может быть сформулирована не только как «Принят на работу», но также, к примеру, «Избран на должность» и т. д.

    Таким образом, если ответственное лицо за ведение трудовых, в течение первых пяти дней не сделало запись о приеме, а сотрудник в течение этого же времени принял решение об увольнении, то отсутствие записи о приеме не будет являться нарушением установленных норм.

    Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу: 2020 год

    Например, в квалификационном справочнике должность «рентгенолаборант» дает право на досрочный выход на пенсию, но запись в книжке «рентгенолаборантка» ему не соответствует. Кадровый работник должен обратить на это внимание и внести формулировку правильно.

    Приступающему к трудовой деятельности впервые гражданину трудовая книжка оформляется по первому месту работы. Для этого он обязан написать личное заявление с просьбой получить книжку, а также внести сумму, равную стоимости бланка.

    Заполнение трудовой книжки 2020 — образец

    Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в данном случае, можно посмотреть ниже.

    • он должен быть вшит (прямо нитками, каким образом — неважно, важно чтобы был прикреплен);
    • при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
    • номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
    • все остальное заполнение идентично трудовой.

    Источник: https://nl-consalting.ru/grazhdanskij-brak/kak-zapolnyat-trudovuyu-knizhku-obrazets-2019

    Как заполнить электронную трудовую книжку

    Обновление: 9 января 2020 г.

    О том, что такое электронные трудовые книжки, и о том, как будет происходить переход на электронные трудовые книжки, мы уже рассказывали.

    А сейчас остановимся подробнее на том, как заполнить электронную трудовую книжку.

    Также расскажем о таких документах, сопровождающих введение электронных трудовых книжек, как образец уведомления о введении электронных трудовых книжек и образец приказа о введении электронных трудовых книжек.

    Образец приказа о введении электронных трудовых книжек

    С 1 января 2020 г. начинается переход на электронные трудовые книжки (ст. 3 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

    У всех работодателей появятся определенные обязанности, с этим связанные (уведомить работников об электронных трудовых книжках, подавать на работников определенные сведения в ПФР, собрать с работников заявления об их выборе способа ведения книжки и т.д.).

    Закрепить порядок действий и ответственных лиц организация может в приказе о введении электронных трудовых книжек. Подробнее о таком приказе вы можете прочитать здесь. Там же вы найдете сроки, которые установлены для подачи тех или иных уведомлений и отчетов.

    Уведомление работников об электронных трудовых книжках: образец

    Уведомление об электронных трудовых книжках составляется в произвольной форме (ч. 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ). В таком уведомлении важно сообщить работнику, что не позднее 31 декабря 2020 г.

    он должен сделать выбор в пользу бумажной или электронной трудовой книжки.

    Если он выбирает бумажную книжку, то работодатель продолжает вести привычную трудовую книжку и одновременно подает все необходимые данные на этого работника для формирования сведения о его трудовой деятельности в электронном виде.

    Если работник выбирает электронную трудовую книжку, то бумажная книжка будет выдана ему на руки. И далее вся информация о трудовой деятельности работника будет вестись электронно (ч. 3 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

    Образец заявления на электронную трудовую книжку мы приводить не будем. Такое заявление оформляется в произвольном виде.

    Необходимо, чтобы работник зафиксировал, что он желает, чтобы «работодатель представлял ему сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ».

    При необходимости работник сможет получить выписку из информационной базы – так называемую электронную трудовую книжку, об образце заполнения которой мы сейчас и поговорим.

    Электронная трудовая книжка: образец заполнения

    В Законе о введении электронных трудовых книжек нет информации о том, как заполнять электронную трудовую книжку, не приведена форма электронной трудовой книжки (или образец).

    Все эти вопросы отданы на откуп Пенсионному фонду. Именно он должен определить форму предоставления работнику работодателем сведений о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя и порядок ее заполнения (ч.

     9 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

    Пенсионный фонд разработал проект таких сведений. Краткое название формы – СТД-Р. С проектом формы можно ознакомиться здесь.

    • Порядок заполнения так называемой новой трудовой книжки 2020 (образец), а точнее заполнения формы, предоставляемой работодателем работнику, пока не утвержден.
    • О сроках выдачи работникам указанных сведения мы рассказали в отдельной консультации.
    • Подчеркнем, в электронной трудовой книжке сохраняется практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:
    • информация о работнике;
    • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
    • место работы;
    • вид мероприятия (прием, увольнение, перевод);
    • должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
    • вид поручаемой работы;
    • основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
    • причины прекращения трудового договора.

    Источник: https://glavkniga.ru/situations/s509664

    Электронные трудовые книжки с 2020 года: как переходить и что делать работодателю | СБИС

    11 января'20

    Читайте также:  Статья 119 ук рф в 2020 году: угроза жизни и здоровью, наказание за запугивание человека

    Государство планирует переход на электронные трудовые книжки в 2020 году. Теперь сведения о трудовой деятельности должны храниться на серверах Пенсионного фонда, а работодатели — передавать в госорган еще один отчет.

    Процесс регулируют сразу несколько законов:

    Переход неизбежен – трудовые книжки станут электронными уже в ближайшем будущем. Что именно поменяется в работе кадровиков и бухгалтеров? Разбираемся вместе.

    Электронная трудовая книжка – это цифровой документ по составу идентичный бумажному. Из него по-прежнему можно узнать место и периоды работы, должность и квалификацию, даты приема и перевода, основания для увольнения. Электронная трудовая книжка, как и бумажная, используется для расчета пенсии. Только теперь она хранится в зашифрованной базе данных Пенсионного фонда.

    Переход на ЭТК – одна из ступеней национального проекта «Цифровая экономика». По замыслу законодателей, электронные трудовые книжки дадут сплошные плюсы всем сторонам.

    Цифровой формат снимает с кадровика часть работы. Без помарок писать от руки и нести ответственность за хранение больше не понадобится.

    Электронная версия трудовой позволит принимать на работу дистанционно, без проволочек с бумажными документами. С облегчением вздохнут те, у кого в штате есть удаленные сотрудники.

    Оформлять трудовые книжки сможет даже тот, кто не умеет этого делать. Специфический процесс ведения бумажных трудовых заменяется отправкой стандартной электронной отчетности.

    Электронная трудовая позволяет владельцу видеть, кто и что туда записывает. Она не спрятана в сейфе отдела кадров.

    Для получения виз, пособий в органах соцзащиты, кредитов в банках не нужно оформлять заверенные копии трудовой. Выписку можно скачать самостоятельно в любой момент.

    Электронную трудовую невозможно потерять. А вот потеря бумажной трудовой обрекает человека на скитания по адресам бывших работодателей, сбор справок и сидение в архивах.

    Увеличивается сохранность данных. Страницы не истреплются, чернила не выцветут.

    Манипуляции со стажем исключены. ЭТК нельзя подделать: удалить пункт трудовой биографии, накинуть себе пару рабочих лет, допустить неточность, которая повлияет на размер пенсии.

    Процесс формирования пенсий становится прозрачным. С помощью электронных трудовых сбор сведений о стаже легко контролировать.

    Цифровой формат снимает с кадровика часть работы. Без помарок писать от руки и нести ответственность за хранение больше не понадобится.Электронная версия трудовой позволит принимать на работу дистанционно, без проволочек с бумажными документами. С облегчением вздохнут те, у кого в штате есть удаленные сотрудники.

    Оформлять трудовые книжки сможет даже тот, кто не умеет этого делать. Специфический процесс ведения бумажных трудовых заменяется отправкой стандартной электронной отчетности.Электронная трудовая позволяет владельцу видеть, кто и что туда записывает. Она не спрятана в сейфе отдела кадров.

    Для получения виз, пособий в органах соцзащиты, кредитов в банках не нужно оформлять заверенные копии трудовой. Выписку можно скачать самостоятельно в любой момент.Электронную трудовую невозможно потерять. А вот потеря бумажной трудовой обрекает человека на скитания по адресам бывших работодателей, сбор справок и сидение в архивах.

    Увеличивается сохранность данных. Страницы не истреплются, чернила не выцветут.Манипуляции со стажем исключены. ЭТК нельзя подделать: удалить пункт трудовой биографии, накинуть себе парурабочих лет, допустить неточность, которая повлияет на размер пенсии.Процесс формирования пенсий становится прозрачным.

    С помощью электронных трудовых сбор сведений о стаже легко контролировать.

    С 1 января 2020 года вводятся электронные трудовые книжки, но оформлять новые бумажные еще можно. Пенсионный Фонд подчеркивает, что для сотрудников переход на электронные трудовые книжки – дело добровольное.

    До конца 2020 года у них есть право написать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки: в бумажном или в электронном виде. Если человек выбирает электронный формат, бумажную книжку он получит на руки.

    Если сотрудник просит продолжить вести бумажную версию, то для него обе книжки будут существовать параллельно.

    Образец заявления о выборе формата трудовой книжки

    С 1 января 2021 года оформлять новые трудовые на бумаге нельзя. Для всех, кто начнет свою трудовую деятельность после этой даты, будут действовать только электронные трудовые книжки.

    Все, что раньше фиксировалось на бумаге, теперь записывается и передается в цифровом виде. Иными словами, трудовые книжки превратились в еще одну электронную отчетность в Пенсионный Фонд.

    Работодатели вносят записи в электронную трудовую книжку с помощью отчета «Сведения о трудовой деятельности работников» (СЗВ-ТД). Он подписывается электронной подписью и сдается в госорган через интернет. Как выглядит форма СЗВ-ТД, показывает заполненный образец.

    • Сведения о работодателе: регистрационный номер в ПФР, название, ИНН, КПП;
    • Сведения о сотруднике: СНИЛС, дата рождения, ФИО;
    • Выбор способа ведения трудовой книжки: в бумажном или в электронном виде;
    • Отчетный период;
    • Сведения о трудовой деятельности: дата, вид мероприятия, должность, структурное подразделение, реквизиты приказа-основания.

    Отчет СЗВ-ТД сдается, только если в компании произошли какие-то кадровые изменения или работник заполнил заявление о выборе трудовой книжки (бумажная или электронная). Список мероприятий, которые отражаются в отчете, и соответствующие им коды:

    4 —

     установление (присвоение) второй и последующей профессии,

     специальности, квалификации,

    6 —

     запрет занимать должность (вид деятельности).

    Если в организации не регистрировали заявлений о формате книжки, никого не принимали, не увольняли и не переводили, отправлять отчетность не нужно.

    В СБИС отправить форму СЗВ-ТД можно в один клик.

    Титульный лист со сведениями о работодателе заполняется автоматически. Ввести данные о трудовой деятельности тоже легко. Не нужно запоминать коды. Система предложит выбрать нужное мероприятие из списка, а должность и подразделение — из штатного расписания. Наглядный перечень всех, кто попал в отчет, отображается на вкладке Сотрудники.

    В 2020 году форма СЗВ-ТД сдается каждый месяц не позднее 15 дней с момента его окончания. Соответственно, если в январе в компании произойдет какое-то кадровое событие или сотрудник напишет заявление о выборе формата книжки, отчет о трудовой деятельности нужно будет отправить в ПФР до 15 февраля.

    В течение 2020 года в каждую отправку нужно будет добавить еще и предыдущую запись трудовой, актуальную на 1 января 2020 года. На тех сотрудников, которых не коснутся кадровые изменения или которые не смогут заполнить заявление о выборе формата трудовой, эту запись нужно будет передать в ПФР не позднее 15 февраля 2021 года.

    СБИС напомнит о необходимости сдать отчет до определенной даты.

    В 2021 году график отчетности о трудовой деятельности поменяется. При приеме и увольнении форму нужно будет отправлять сразу же: не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа. Для отчетов о переводах и поданных заявлениях действует прежний график — ежемесячно, не позднее 15-го числа.

    СБИС наладил стабильную связь с ПФР

    В день прекращения трудового договора работодатель выдает сотруднику форму Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р). Это выписка из трудовой. Ее можно сохранить в электронном виде или распечатать.

    Если выдать форму в день увольнения невозможно, ее следует отправить сотруднику заказным письмом. Не только увольняемый, но любой сотрудник в любое время может попросить предоставить ему выписку из электронной трудовой книжки.

    В этом случае выдать форму СТД-Р нужно не позднее трех дней с даты получения запроса.

    СБИС формирует выписки автоматически, как только вы заполнили данные по сотруднику в отчете СЗВ-ТД.

    Электронная трудовая книжка не имеет физического носителя: удостоверения, пластиковой карточки, ключа или чего-то подобного. Сведения из электронной трудовой книжки можно увидеть в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуги по своему логину и паролю.

    • Если требуется предоставить сведения из электронной трудовой книжки, то нужно сделать выписку из нее. Выписку можно распечатать или сохранить на флешку:
    • ― самостоятельно из Госуслуг или из личного кабинета ПФР,
    • ― в любой клиентской службе Пенсионного фонда,
    • ― в МФЦ «Мои документы»,
    • ― у последнего работодателя, правда, только за период работы на этом месте.

    Мы составили пошаговую инструкцию по переходу на электронные трудовые книжки, чтобы вы не упустили мелочей.

    Установите систему для сдачи электронной отчетности через интернет. Оформите электронную подпись. Зарегистрируйтесь в системе электронного документооборота ПФР.

    15 февраля 2020 года передайте в ПФР информацию о приемах на работу, переводах и увольнениях за январь по форме СЗВ-ТД. В течение года делайте это каждое 15-число месяца. Уволенным сотрудникам выдавайте форму СЗД-Р.

    До 30 июня 2020 года обязательно расскажите сотрудникам об изменениях в законодательстве и об их праве сохранить бумажную трудовую книжку. Можете процитировать закон или описать суть своими словами.

    До конца 2020 года соберите со всех сотрудников заявления о выборе формата трудовой. Эту информацию нужно будет отправлять в отчете СЗВ-ТД ежемесячно по мере появления. Последний срок сдачи — 15 февраля 2021 года. Всем, кто выбрал электронный формат, внесите в бумажные трудовые запись о поданном заявлении и выдайте книжки на руки.

    Если нужно, скорректируйте коллективные договоры и внутренние регламенты, описывающие работу с трудовыми книжками в вашей организации. Добавьте в тексты порядок работы с отчетностью и определите ответственных.

    • Пенсионный фонд гарантирует, что его информационные системы надежно защищены. Информация хранится в распределенных системах, которые не обрушатся от вирусной атаки, хакерского взлома или банального сбоя.
    • Помимо ПФР и работника доступ к информации из электронной трудовой получат государственные органы и суды.
    • Нет, на электронные трудовые книжки переходят абсолютно все работодатели. Даже те, у которых собственник является единственным сотрудником. Для организаций, у которых в штате работает меньше 25 человек, действует лишь право выбора формата отчетности. Они могут сдать в госорган бумажную форму СЗВ-ТД.
    • В ПФР уже имеется вся информация о трудовой деятельности граждан. Она была переведена в электронный вид еще до принятия закона. Электронная трудовая нужна скорее для автоматизации сбора новых сведений.
    • При приеме на работу сотрудник вместо бумажной трудовой книжки предоставляет работодателю форму СТД-Р, ту самую выписку из электронной версии. Сведения оттуда работодатель заносит в свою учетную систему. На основе этих данных рассчитываются больничные и стаж.
    • Нет, внесение информации о поощрениях и взысканиях не предусмотрено.
    • Да, отчет на совместителей заполняют так же, как и на обычных сотрудников.
    • Если заявления нет, вы отражаете сведения о человеке в обеих книжках: и в отчете, и на бумаге. Предполагается, что работодатель все же соберет со всех сотрудников заявления до конца 2020 года. Писать заявления можно будет и после этой даты, но только если в 2020-м году сделать выбор не получилось по объективной причине. Человек находился в декрете, на длительном больничном или не исполнял трудовые обязанности.
    • Ответственность установлена за неоднократное нарушение сроков отправки, предоставление неполных или недостоверных сведений. Если проблема возникнет два раза или более, должностному лицу вынесут предупреждение.
    • Помимо ПФР и работника доступ к информации из электронной трудовой получат государственные органы и суды.

    Источник: https://SBIS.ru/staff/etk

    Ссылка на основную публикацию